Diseño Negocios

Diálogos con Diseñadores (9)

Un formato simple para comprender problemas complejos en la gestión de estudios de diseño.

Donde comienza a aparecer con claridad el trabajo en equipo, y los esfuerzos comienzan a traducirse en interesantes resultados económicos, actuales y proyectados.

 

Primeros resultados, producto del trabajo en equipo.

Por Fernando Del Vecchio / Mayo 2011

Aclaración: La presente conversación es ficticia, ya que nunca grabo las reuniones con clientes. Sin embargo, representa las dudas que se presentan en la práctica profesional cotidiana de los diseñadores que llevan adelante sus propios estudios de diseño, así como de aquellos que trabajan en forma independiente. También estamos en Facebook.

CAPÍTULO 9

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Una parte importante de gestionar el estudio, implica tratar directamente con nuestros clientes cuando surge alguna diferencia o conflicto en la relación. En este sentido, el talento creativo – que parecía esencial – no juega ningún rol, ni principal, ni secundario.

Este proceso de resolver conflictos con clientes, con proveedores, y con empleados (cuando se tienen), juega un rol determinante en los resultados económicos.

Por ello es que Shel Perkins* dice: “si usted desea convertirse en un diseñador profesional, hay cuatro habilidades esenciales que debe poseer: talento, habilidades técnicas, habilidades interpersonales y habilidades de negocio”.

Sobre este último punto (habilidades de negocio), y contrario a lo que pueden llegar a pensar muchos, la incorporación de un cliente muy grande al portfolio, puede traer más problemas que beneficios. Por ello es que mantener un portfolio equilibrado de proyectos y clientes, puede ser la forma más efectiva de gestionar el estudio.

Por otro lado, la incorporación de una mayor cantidad de clientes importantes, puede ser el origen de la transformación del estudio, situación a la que no todos llegan, o por falta de planificación, por haber fallado en el intento, o simplemente por no imaginar de qué forma podría administrarse.

Llegado ese momento, habrá que desarrollar otras habilidades, para enfrentar la nueva situación.

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Soledad: – Buen día… pero antes que me saludes… ¿Qué fue lo que te dije la última reunión?

Fernando: – Recuerdo que tenías mucha confianza en poder renegociar el contrato con uno de esos clientes difíciles del estudio. ¡Y buen día para ti también!

Pablo: – Ahora sí que hay que soportar lo que viene, hay que prepararse.

Soledad: – Es verdad, me fui con mucha confianza. Me fui con la idea de intentar renegociar las condiciones con el cliente 4, el que – si recuerdas los detalles – también nos daba mucho trabajo, sobre todo respecto a la cantidad de idas y vueltas con los empleados y los cambios que solicitan.

Pablo: – Y con la idea de subir un poco los honorarios…

Soledad: – Bueno, eso ya hubiera sido un triunfo completo, total, mundial…

Fernando: – ¿Me cuentan, por favor, qué sucedió?

Soledad: – Por supuesto. Te adelanto que más dinero no nos van a pagar (risas), pero al menos pudimos conversar sobre la condiciones que establecimos con el otro cliente… el estudio de Francisco y Alberto.

Fernando: – ¿Y con Alberto y Francisco? ¿Alguna novedad?

Soledad: – Todavía marcha todo bien, aún no hemos tenido ningún cambio… lo que mencionaste sobre la forma como todo podría volver a ser como antes, al menos por ahora, no sucedió.

Fernando: – Me alegro mucho. Hay que estar atentos, porque en realidad solo pasó una semana. Espero que todo siga como hasta ahora, pero no hay que dormirse pensando en el mejor de los escenarios.

Pablo: – Tal cual… en el momento en que menos te lo esperas, te modifican las reglas de juego de nuevo. Hay que seguir muy atento y marcar bien las condiciones cada vez que alguno intenta salirse del esquema.

Soledad: – Quiero seguir contándote qué sucedió en la semana… resulta que, como vienes recomendando desde hace tiempo, pedí una reunión con este cliente, el número 4.

Fernando: – Recuérdame la situación, por favor.

Soledad: – Hace unas semanas, conversamos sobre el hecho que, tanto el cliente 2 – el estudio de Alberto y Francisco – como este estudio, eran dos de los que menos ingresos nos generaban y de los que más tiempo de trabajo nos llevaba. ¿Ahora recuerdas?

Fernando: – Completamente.

Soledad: – Muy bien. Lo que hice fue pedir una reunión, para exponerles esta situación. Traté de conversar con Pablo antes de la reunión, para ver qué podría ocurrir, y de qué forma reaccionar frente a lo que pudieran decirme…

Fernando: – Muy bien.

Pablo: – Igual no sirvió para nada, porque en el medio discutimos mucho.

Soledad: – Si, es verdad. Pero a mí me sirvió igual. Eres un terco cuando te pones en esa situación de “quiero tener razón”… pero sirvió para el propósito.

Fernando: – Mejor así, parece que – al final y pese a los roces y discusiones – hacen buen equipo.

Soledad: – ¿Seguimos?

Pablo: – Lindo carácter…

Soledad: – Entonces, llego a la oficina de Manuel, que es el director de este estudio, le planteo con mucha serenidad la situación, le ofrezco una modificación en la forma como estamos trabajando… es decir, como en el caso anterior, un solo interlocutor…

Pablo: – ¿Y entonces?

Soledad: – Tu ya sabes lo que pasó. Lo que pasó, es que – al contrario de lo que yo hubiese esperado – Manuel me llevó a la sala donde trabaja su equipo para presentarme a los diseñadores. Terminó presentándome a todos, agradeciéndome la visita, porque cree que de esta forma vamos a poder trabajar mejor todos.

Fernando: – ¿Y el incremento en los honorarios?

Soledad: – En esta oportunidad no me animé a pedirlo… pero más adelante, y con un poco más de confianza, lo haré.

Pablo: – Muy bueno, ¿no crees?

Fernando: – Muy bueno, felicitaciones.

Soledad: – Lo interesante es que la carga de trabajo en el estudio bajó muchísimo, producto de estas dos simples reuniones.

Fernando: – No siempre ocurre, pero en este caso me parece que estaban desbordados, y esto ha servido para dos cosas: primero, como ustedes lo han dicho, para dejar de estar al borde del colapso; segundo, y también muy importante, para ganar confianza en esta nueva situación, donde comienzan a relacionarse en una forma un poco diferente con los clientes.

Soledad: – Y eso no es todo…

Pablo: – Pensabas que sí, pero no.

Fernando: – Muy bien, me encantan las sorpresas… buenas noticias, imagino.

Soledad: – Este segundo punto que mencionas es cierto. Porque no solo pedí la reunión con Manuel y llegamos a este acuerdo de trabajo. También tuve dos reuniones adicionales: una con el potencial cliente para trabajar su sitio web, que por cierto, nos ha contratado…

Fernando: – Y siguen las buenas noticias…

Soledad: – …sino que, a ver si recuerdas, hace unas semanas, te contamos de un cliente que yo tenía desde hacía un tiempo, que dejaba de trabajar con nosotros… un cliente también pequeño, una cuenta por honorarios fijos por mes de $1000.

Fernando: – Recuerdo muy bien.

Soledad: – Parece que su trabajo con el nuevo estudio no fue lo que esperaba, y recontrató nuestros servicios.

Fernando: – ¿En las mismas condiciones?

Pablo: – Casi las mismas condiciones…

Soledad: – ¡Con un incremento en los honorarios, por supuesto!

Fernando: – Venganza, ¿quizás?

Soledad: – No, para nada. Lo que pensamos con Pablo es que ahora, si bien estamos más tranquilos en cuanto a trabajo e ingresos, tendríamos que organizarnos un poco diferente. Pensamos en la posibilidad de contratar un empleado, y pagarle con los ingresos de este cliente.

Pablo: – A ver qué te parece… si contratamos un empleado, pagándole como sueldo lo que cobramos como honorarios de este cliente, tendríamos alguien trabajando con nosotros y no únicamente para ese cliente.

Fernando: – Está perfecto. Es una responsabilidad mayor la que están asumiendo; pero estoy seguro que pueden enfrentarla.

Pablo: – Tendríamos que ver dónde encontrar el tipo de empleado que necesitamos…

Fernando: – Antes de seguir con ese tema, ¿cuál es el monto de honorarios para este contrato?

Soledad: – Cerramos en $1300. Antes estábamos en $1000.(Ver Capítulo 4)

Fernando: – Bien. Lo pregunto para que podamos actualizar el flujo de caja… imagino que lo habrán seguido completando…

Pablo: – Entre el trabajo atrasado y el resto de las reuniones, la verdad que no. Pero veamos cómo sigue…

Fernando: – ¿Pero qué sucedió entonces con ese potencial cliente para el sitio web, que me dijeron hace un rato que los había contratado?

Soledad: – Cierto… finalmente nos contrató. Y no es que no le pareció bien la propuesta que le envié en su momento, es solo que se olvidó de responder, o lo dejó en su correo para verlo más adelante, ya que no era un tema urgente…

Pablo: – Importante, pero no urgente.

Soledad: – Claro, me acuerdo cuando tratamos eso aquí, y cuando esta persona me iba contando lo que quería hacer y cómo, me di cuenta de la diferencia. Le dije exactamente lo que nos dijiste tú: que el proyecto no era urgente pero que era importante, y que lo podíamos trabajar hoy, a pesar de que – si quisiera – podría postergarlo por seis meses…

Pablo: – Ahí se dio cuenta que era mejor hacerlo y terminarlo de una buena vez.

Fernando: – Que es lo que deberían hacer con vuestro propio sitio web… ¿no es cierto?

Soledad: – ¡Absolutamente cierto! Ahora que tenemos más tiempo y cuando contratemos al empleado, lo haremos. ¡Lo prometo!

Pablo: – Para ir directamente a lo importante, logramos un adelanto del 50% sobre la oferta inicial de $2500 y el saldo contra la entrega final del trabajo.

Soledad: – Nos estará pagando el adelanto la semana que viene, y la cancelación en un mes.

Fernando: – Y con todas estas novedades, ¿no se plantearon la posibilidad de que el estudio les incremente el sueldo?

Pablo: – Si, porque además, lo necesitamos. Pero vamos a hacerlo el mes que viene, cuando tengamos una idea más clara sobre la nueva situación del estudio.

Fernando: – ¿Actualizamos el flujo de caja?

Pablo: – Si, por favor.

Fernando: – ¿Cuál sería el aumento proyectado de vuestros sueldos?

Soledad: – $300 para cada uno, comenzando el mes que viene.

Fernando: – Tendríamos que incluir, si van a contratar un empleado, la compra de una máquina adicional, y de mobiliario extra.

Soledad: – No, todo eso lo tenemos, no te preocupes.

Fernando: – Muy bien. Teniendo en cuenta las actualizaciones, el cuadro quedaría de la siguiente forma:

grafico1

Pablo: – ¿Por qué empieza en la semana dos?

Fernando: – Porque el cuadro de la semana anterior comenzaba en la semana uno, que ya pasó. Estamos en la semana número dos, y por ello agrego una semana más en el cuadro, así siempre tenemos un cuadro de ocho semanas.

Soledad: – ¿Ocho semanas es lo ideal?

Fernando: – Yo utilizaría dieciséis semanas, pero me parece que podemos empezar con este esquema, y en la medida en que se vaya complejizando el negocio, ir agregando semanas de planificación.

Soledad: – Si, mejor más adelante. Si con ocho semanas ya me estoy complicando, no me imagino lo que será con dieciséis.

Fernando: – Lo que tienen que observar es lo siguiente: el “saldo anterior”, que asciende a $780, es el dinero que tiene que tener el estudio, entre efectivo y cuentas de banco…

Soledad: – Por ahora no tenemos cuenta en el banco.

Fernando: – Si cobraron y pagaron todo lo que había por cobrar y por pagar la semana que viene, entonces ese es el monto de dinero que tienen que tener como inicio de esta semana. Luego, tienen que ver que el resto de los números permanece igual, salvo los que están en color rojo, producto de lo que conversamos hoy.

Soledad: – Bien. Están los $1300 del contrato del viejo nuevo cliente… el adelanto y el saldo del proyecto del sitio web, y los $1300 que pensamos asignar al nuevo empleado…

Fernando: – Más el incremento de $300 para cada uno de ustedes en el sueldo del mes siguiente.

Pablo: – Si los números están bien, lo que veo es que a fines del segundo mes, tendríamos $3880 en el bolsillo. ¡Sería muy bueno!

Fernando: – Es un ejercicio de planificación, donde puedes ver resultados concretos. Si quieres que al final de la semana nueve, haya $3880 en la cuenta del estudio, los supuestos con los que construimos el flujo de caja tienen que cumplirse.

Soledad: – Los supuestos…

Fernando: – Me refiero a que la información sobre la que construimos el flujo de caja proyectado… porque a futuro esa misma información puede cambiar, dependiendo de las condiciones del momento. Por ejemplo, que un cliente pague una semana más tarde, que otro cliente cancele su contrato, que haya un incremento en la cantidad de egresos por viáticos, gastos de teléfono, etcétera. Por eso es tan importante que vayan manteniendo la atención sobre el cuadro, semana a semana, para no perder de vista los resultados financieros de la gestión.

Soledad: – ¿Y cuándo deberíamos hacer la actualización del cuadro?

Fernando: – Un buen momento es el primer día de la semana a primera hora, o el último día de la semana, a última hora. Tienen que tener regularidad, y como les decía antes, no perder de vista lo que sucedió, producto de sus decisiones, y los resultados que se proyectan. Eso va a permitir tomar mejores decisiones… decisiones del negocio.

Soledad: – Nada de esto tiene que ver con el diseño, es casi como si no importara.

Fernando: – En relación a esto, que tengas la intención de vender hamburguesas, o servicios de diseño, da igual.

Soledad: – No me motiva para nada tu comentario.

Fernando: – Quizás te motive lo siguiente: el primer flujo de caja proyectaba un saldo de $0 al final de la octava semana; hoy proyectamos, al término de la novena semana, un flujo de $3880.

Soledad: – No te voy a negar que es interesante, y hasta es lindo ver cómo va cambiando la proyección del estudio. Aparte, es un logro importante del equipo que formamos.

Fernando: – Te noto muy callado, Pablo… hace un rato que no emites sonido.

Pablo: – Me parece que no hace falta; Soledad lo viene manejando muy bien y creo que dejar que ella tome las riendas en este caso es positivo. Si tuviera algo para agregar, lo haría.

Fernando: – Excelente. Creo que, de a poco, se va desarrollando ese espíritu de colaboración y cooperación de equipo tan necesario para que el estudio funcione.

Soledad: – Valga la redundancia…

Fernando: – ¿Por qué?

Soledad: – ¿Espíritu de colaboración y cooperación? ¿Para qué tanto sinónimo?

Fernando: – Es que no es lo mismo. Pero no lo vamos a conversar ahora. Lo importante es que el equipo funciona.

Soledad: – Esa es la idea, ¿no?

Fernando: – Claro, ¡salvo que piensen que el talento creativo es la clave del éxito!

Pablo: – Nos hemos venido dando cuenta que no, que hay muchas cosas más a tener en cuenta. Uno puede ser un talento – según la opinión de otros – pero si no se ocupa de hacer el trabajo necesario para que el estudio funcione, ¡no sucede nada! Ojalá me hubiera dado cuenta hace varios años…

Fernando: – No te preocupes, porque te has dado cuenta ahora, a tus veintisiete años, en lugar de seguir peleando contra una pared durante los siguientes veinte.

Soledad: – Tengo amigos diseñadores mucho más grandes que yo, que no entienden para qué venimos acá.

Fernando: – Ni hace falta que les expliques. Me parece más importante que les cuentes los resultados que estás obteniendo y que – cuando te pidan que les cuentes cómo lo hiciste – les relates el proceso de trabajo que tenemos. Porque, a priori, si no entienden para qué estás trabajando en todo esto, lo único que vas a lograr es que te hagan perder el tiempo.

Soledad: – Ya me sucedió. ¿Pero por qué crees que sucede?

Fernando: – ¿De verdad te importa? ¿Quieres teorizar? ¿Por qué no seguimos trabajando en lo que realmente importa ahora?

Pablo: – Mejor, ahora que estamos mejorando, sigamos en esta ruta. Y al que no esté de acuerdo, mala suerte.

Fernando: – Totalmente.

Soledad: – Yo creo que, ahora que venimos mejor orientados, tendríamos que aprovechar para salir a buscar algún cliente grande. Me refiero a “grande”, pero de verdad.

Fernando: – ¿Grande, cómo?

Soledad: – Grande… una empresa grande. Que pueda pagar mucho dinero por nuestros servicios de diseño.

Fernando: – ¿Y que pague mucho, pero cuánto?

Soledad: – Veamos… ahí tenemos el flujo de caja. Si sumamos lo que tendríamos que cobrar por mes, creo que debe sumar como $10000, ¿no?

Fernando: – Veamos.

Pablo: – ¿Cuánto suma?

Fernando: – Si tomamos en cuenta las próximas cuatro semanas, los ingresos suman $9350. Y si para algo les sirve la información, también aquí tenemos el porcentual, sobre ese ingreso total, que significa cada cuenta.

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Soledad: – Teniendo en cuenta nuestro primer cálculo, de $6200, y si no me equivoco, hemos tenido un incremento del 50% en los ingresos.

Fernando: – Así es, un 50%. Pero aquí estás incluyendo como ingreso el primer pago del proyecto sitio web, y no se trata de un ingreso estable. Solo para que lo tengas en cuenta.

Pablo: – Volviendo al tema… ¿A qué te referías cuando decías que hay que salir a buscar otro cliente, uno más grande?

Soledad: – Digo que no sería nada malo salir a buscar un cliente que nos pague un 50% más…

Pablo: – ¿Conseguir un cliente que nos contrate por un proyecto de $4600?

Soledad: – O mucho más, ¿por qué no? ¿Por qué no podemos pensar en un cliente que pague, por un contrato de honorarios fijo, lo mismo que estamos cobrando ahora por todo el trabajo?

Pablo: – ¿$9000?

Soledad: – Sí, ¿Por qué no? O $9500, para que ese importe alcance al 50% del total.

Pablo: – O sea, que ese nuevo cliente nos genere un ingreso igual al que tenemos hoy por todo el trabajo con el resto de los clientes.

Soledad: – Así es.

Pablo: – De poder conseguirlo, lo haría.

Soledad: – Y el cuadro de ingresos, de acuerdo al de Fernando, tendría que ser este:

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Fernando: – Perfecto, un lindo sueño. ¿Volvemos a la realidad?

Soledad: – ¡No! ¿Cómo que “un lindo sueño”? (en tono de burla)

Fernando: – Primero, no lo dije en tono de burla. Segundo: no lo digo por no creerlos capaces de obtener una cuenta así.

Soledad: – ¿Y entonces?

Fernando: – Lo menciono porque no es la primera vez que alguien me lo indica como si fuera “la solución a todos los problemas”.

Soledad: – Yo creo que resolvería muchos problemas.

Pablo: – Aquí tengo que coincidir con ella. Si bien las perspectivas son buenas, creo que un cliente de esa magnitud nos vendría muy bien.

Fernando: – Puedo contarles varias historias de casos que no resultaron bien, haciendo exactamente lo mismo que ustedes proyectan…

Soledad: – ¿Y algún caso exitoso, no tendrás para contar?

Fernando: – Me gustaría contar el de ustedes como caso exitoso, por ello recomiendo no salir a buscar ese cliente, al menos por ahora.

Soledad: – ¿Por qué? ¿Qué hay de malo en todo eso? Conozco diseñadores que trabajan para un solo cliente.

Fernando: – ¿Y están felices?

Soledad: – Sí, al menos es lo que me cuentan…

Fernando: – Yo no puedo creer que a esta altura tenga que mencionarles esto… pero entiendo que, quizás, todavía no lo puedan ver desde el rol que yo pretendo que tengan.

Pablo: – ¿Qué cosa?

Fernando: – A mí me parece evidente que tener un cliente muy grande en comparación con el resto de las cuentas, puede ser interesante, y a la vez, muy peligroso.

Pablo: – Puedo ver que sea interesante, pero no lo veo peligroso. Salvo que esté prestando atención únicamente a los beneficios.

Fernando: – Es muy posible. Hay muchos casos, pero muchos, de estudios con un solo cliente importante. Quizás bajo la misma modalidad del contrato por honorarios fijo que ya vimos hace unas reuniones. En estos casos, ese único cliente importante, alcanza a cubrir el 80% o más de los ingresos.

Soledad: – No veo el problema, por el momento.

Fernando: – En algunos casos, la cantidad de trabajo es tal, que no queda tiempo para realizar el trabajo del resto de los clientes… con lo cual, con el tiempo, muchos estudios se van quedando con ese único y gran cliente, que absorbe el 100% del trabajo y que aporta el 100% de los ingresos…

Pablo: – Veo a lo que apuntas…

Fernando: – Ustedes mismos estaban sufriendo una situación así, solo que con dos clientes que aportaban un porcentual mínimo de los ingresos…. Lo que nos llevó a renegociar con ellos, porque no podían seguir así… imagino que el resto de los clientes también los presionaba para cumplir con las entregas, ¿no es cierto?

Pablo: – Sí, por eso fue una bendición el renegociar con esos dos clientes…

Fernando: – Ahora imagínate la peor situación posible para ese estudio del que estamos hablando…

Pablo: – Pienso en lo siguiente: tengo un solo cliente, del que dependo totalmente. Si me llega a cancelar el contrato, tengo que cerrar.

Fernando: – Así es. Y en muchos casos, los estudios no contratan un empleado para trabajar con ese cliente porque han visto disminuir sus ingresos, producto de la presión de este único cliente, por la cantidad de trabajo – a honorarios fijo – que les solicita. Y no tienen la posibilidad de salir a buscar más clientes, porque no tienen tiempo, o no tienen voluntad por estar atados a este cliente, con ese nivel de ingresos, que consideran seguro – o, mejor dicho – casi seguro, con un temor enorme a perderlo.

Soledad: – Entiendo… no lo había visto de esa manera.

Fernando: – He visto esa situación muchas veces… pero lo más duro es ver la expresión del diseñador que ha perdido ese único cliente, aun habiendo hecho bien su trabajo durante mucho tiempo. Miren cómo sería, gráficamente, la proporción de ingresos actual, por cliente:

grafico4

Fernando: – En cuanto a los ingresos, no en cuanto a la cantidad de trabajo en horas con cada cliente, el portafolio de clientes parece estar equilibrado. O sea, no tenemos ningún cliente, que sea tan importante, que su pérdida redunde en una crisis inmediata y definitiva.

Pablo: – Así es. Salvo que lleguemos a perder varios clientes a la vez (risas).

Fernando: – Ahora, en este cuadro, vean la proporción de ingresos de acuerdo al esquema futuro que tanto desean. Ahí tenemos al cliente importante, representando el 50% de los ingresos:

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Pablo: – Gráficamente lo veo mejor que cuando me lo cuentas.

Soledad: – Me quedé con el caso anterior. ¿Y ese diseñador… por qué perdió la cuenta?

Fernando: – Conozco varios casos, pero los clientes cambian de proveedor, no puedes esperar a tener un cliente durante toda la vida… además, muchas veces el cliente ni siquiera es la empresa, sino el gerente para el cual trabajas. Ese gerente va a trabajar a otra empresa, y el nuevo trae a su equipo de diseño de confianza.

Soledad: – Entones, si queremos salir a buscar ese tipo de clientes, ¿Qué tenemos que hacer?

Fernando: – Mi recomendación es mantener un portafolio equilibrado. Si, de repente, consigues un contrato como el que mencionabas, sería importante conseguir otro igual… o similar. Para que, de esa manera, el crecimiento del estudio vaya siendo equilibrado, paulatino, evaluando en cada momento la evolución del estudio, no solo la evolución del flujo de caja. El flujo de caja es una herramienta de planificación y control, nada más. Además, obtener ese tipo de cuentas, de esa magnitud de contrato, implica otra cosa.

Soledad: – ¿Qué cosa?

Fernando: – Contratar más empleados. Y así, el estudio cambia. Cambia mucho. Ya hablaremos al respecto.

Soledad: – Siento que hoy hemos tenido una reunión productiva, ¿no?

Pablo: – Es que trajiste buenas noticias, no como otros días que vienes con un humor…

Fernando: – (risas) Nos vemos la próxima.